Outlook lässt sich den jeweiligen Bedürfnissen seiner Benutzer anpassen. Dadurch sollen die häufigsten Geschäftsfälle bestmöglichst unterstützt werden. Nachfolgend werden die wichtigsten Möglichkeiten zur erfolgreichen Konfiguration aufgezeigt.
Oft wurde ich gefragt: wie soll ich denn mein Outlook am besten einrichten?. Oft aber hörte ich einfach es ist einfach zu kompliziert!. Meistens konnte ich helfen, denn es waren meistens die gleichen Hürden, die überwunden werden mussten. Dies trieb mich schliesslich an, eine kleine Anleitung oder Checkliste zu schreiben. Kann ja nicht so kompliziert sein!
Wie sich bald herausstellte, ist das viel komplizierter respektive viel umfangreicher als erwartet! Erst recht ein Grund, diese Herausforderung anzunehmen. Das Resultat, oder nennen wir es lieber das Zwischenresultat ist das vorliegende Online-Handbuch.
Unter dieser Rubrik sind eigentlich keine typischen Voreinstellungen zu konfigurieren. Vielmehr verstecken sich hier die Möglichkeiten des Zugriffs auf fremde Datenformate wie sie für die Migration benötigt werden.
Des Weiteren öffnet sich hier Outlook, um den Zugang auf Kalender, Personendaten und Mail-Postfächern anderer Personen zu erhalten.
Damit Outlook überhaupt betrieben werden kann, muss eine Kauflizenz oder eine Mietlizenz vorliegen. Seit einigen Jahren verfolgt Microsoft schwerpunktmässig die Mietlizenz als bevorzugtes Geschäftsmodell. Man mietet soquasi eine Microsoft Office 365 oder neuerdings auch Microsoft 365 Lizenz mit jährlich wiederkehrender Erneuerung. Dies bietet auch dem privaten bzw. Business-User den Vorteil, dass die früher leidvollen Generationenwechsel zwischen alten und neuen Versionen mit den damit verbundenen Umstellungskosten erspart bleiben.
Hier beim Office-Konto können einerseits die vorliegenden Lizenzen eingesehen oder überprüft werden und andererseits können damit verbundene Dienste wie Cloud-Services OneDrive konfiguriert werden.
Outlook lässt sich den jeweiligen Bedürfnissen seiner Benutzer anpassen. Dadurch wird nicht nur das Look and Feel den persönlichen Anforderungen entsprechen, sondern das gesamte Mailsystem lässt sich so den Bedürfnissen für die häufigsten Geschäftsfälle anpassen.
Die meisten dieser Voreinstellungen befinden sich unter Rubrik Outlook-Optionen wieder.
Das Microsoft Betriebssystem Windows 11 und seine Vorgänger haben bereits auf der Betriebssystem-Ebene die Unterscheidung mehrerer Profile für E-Mailkonten unterstützt. Dies war vermutlich sinnvoll, weil in den Anfängen des Personal Computings oft mehrere Nutzer sich ein und denselben Computer teilen mussten. Die Möglichkeit, dass mehrere Profile auf einem PC genutzt werden können kann bereits auf dieser Ebene genutzt werden.
Plastischer Reader in Outlook für das Web und den Desktop ermöglicht dir, die Darstellung des E-Mail-Texts *) so anzupassen, dass er für dich am besten lesbar ist. Dazu wie:
Verwende "Laut vorlesen", um zu hören, wie E-Mails laut vorgelesen werden, während jedes Wort visuell hervorgehoben wird.
Ändere Abstand oder
Farbe oder
andere Hervorhebungen für komfortable, einfach lesbare E-Mail-Inhalte.
In diesem Kapitel wird die Anwendung dieser wertvollen Hilfsmittel vorgestellt.
*) Gilt auch in eingeschränkter Form für Kalender-, Kontakt- und Aufgaben-Elemente.
Unter diesem Kapitel werden einzelne Fälle, wie sie in der Praxis vorkommen aufgenommen. Anhand dieser Beispiele sollen die richtigen Einstiegspunkte zur Lösung dieser Fälle aufgezeigt werden.
Nachdem ich regelmässig von teilweise verzweifelten Anwendern der Office-Suite angefragt wurde, wie man denn was und wo um Himmels Willen einstellen muss, damit das Mail-System vernünftig arbeite, habe ich mich für diese kleine O365 Dokumentationshilfe entschieden. –
Diese Anfragen und meine persönliche Überzeugung haben die Idee reifen lassen, ein einfaches online-Handbuch für das nützliche Einstellen von Outlook zu erarbeiten. Dieses online-Handbuch soll den persönlichen Kontakt nicht ausschliessen. Das Ziel war mehr, einmal der Frage nachzugehen, was dazugehört, damit das Verwenden dieser mächtigen Applikation auch wirklich smart sein kann. Dabei ist auch mir aufgefallen, dass sich auch die Settings im Laufe der Zeit modernisiert haben.
Diese Anleitung greift sich die wichtigsten Punkte heraus, damit man schnell und verbindlich zu dem System gelangt, das man sich für seine Bedürfnisse wünscht.
