Outlook lässt sich den jeweiligen Bedürfnissen seiner Benutzer anpassen. Dadurch sollen die häufigsten Geschäftsfälle bestmöglichst unterstützt werden. 
Nachfolgend werden die wichtigsten Möglichkeiten zur erfolgreichen Konfiguration aufgezeigt.
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Daten aus anderen Dateien wie Outlook-Datendateien (PST) oder Textdateien importieren.

Informationen werden aus einer iCalendar- oder vCalendar-Datei in den Kalenderordner importiert.
Outlook-Informationen werden zur Verwendung in anderen Programmen oder Instanzen in eine Datei exportiert.

Importieren von Kontakten aus iCloud (vCard, VCF-Datei) in Outlook. 
Eine vCard ist eine „elektronische Visitenkarte“, die ein Benutzer mit einem Mausklick direkt in das Adressbuch seines E-Mail-Programms übernehmen kann.
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