O365

Outlook lässt sich den jeweiligen Bedürfnissen seiner Benutzer anpassen. Dadurch sollen die häufigsten Geschäftsfälle bestmöglichst unterstützt werden.
Nachfolgend werden die wichtigsten Möglichkeiten zur erfolgreichen Konfiguration aufgezeigt.

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Outlook-Optionen

Datei Optionen Kalender

E-Mail Gruppen

1. Arbeitszeit

Ändere die Einstellungen für Kalender, Besprechungen, Arbeit mit Kalenderwoche und Zeitzonen.

persönliche Präferenz

 

persönliche Präferenz

2. Kalenderoptionen

• Automatisch Onlinebesprechung zu allen Besprechungen hinzufügen
1. Microsoft Teams
2. Zoom

• Standarddauer für neue Termine und Besprechungen

• 30 Minuten
• 1 Stunde
• 1.5 Stunden
• 2 Stunden

• Verkürzen von Terminen und Besprechungen

• keine
• Früh beenden ^*)
• Spät starten
Auswahl der Zeitangabe, falls ein Termin verkürzt werden soll bei früh beenden oder spät starten

• Standarderinnerungen in Minuten
• Teilnehmer dürfen andere Besprechungszeiten vorschlagen

• Beim Senden von Besprechungsanfragen ausserhalb der Organisation das iCalendar-Format verwenden
• Glockensymbol für Termine und Besprechungen mit Erinnerungen im Kalender anzeigen

^*) Die Empfehlung führt dazu, dass ein einstündiger Termin eigentlich nur für 50 Minuten gebucht wird und so, immerhin dem Kalender folgend, noch 10 Minuten Pause bis zum potentiell nächsten Termin blieben.

persönliche Präferenz

3. Anzeigeoptionen Querverweis Element Plastischer Reader Einstellungen des Plastischen Readers Zeilenfokus

• Auswahl der Standardkalenderfarbe (Pastellfarbtöne) und diese Farbe für alle Kalender verwenden

• Wochennummern in Monatssicht und Datumsnavigator anzeigen
• In Planungsansicht freie Termine anzeigen
• Automatisch vom vertikalen Layout zur Planungsansicht wechseln, wenn die Anzahl anzuzeigender Kalender grösser oder gleich x ist (Standard 6)
• Automatisch von der Planungsansicht zum vertikalen Layout wechseln, wenn die Anzahl anzuzeigender Kalender kleiner oder gleich x ist (Standard 1)

Siehe auch unter Zeitzonen für weitere Kalender.

persönliche Präferenz

4. Automatisches Annehmen und Ablehnen

Besprechungsanfragen automatisch annehmen oder ablehnen, wobei unterschieden wird:

• Automatisch Besprechungsanfragen annehmen und abgesagte Besprechungen entfernen
  1. Besprechungsanfragen, die sich mit vorhandenen Terminen oder Besprechungen überschneiden, automatisch ablehnen
  2. Anfragen zu Besprechungsserien automatisch ablehnen

alle nein

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