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Einer der meist nachgefragten Services ist das Thema ´Wie muss man Outlook am besten einrichten und wie kann man den besten Nutzen daraus ziehen?´. Diese Applikation beantwortet viele Fragen und ist ein hilfreicher Agent zum besseren Verständnis.

Suchresultat für 'Elemente'

1. Kontoname und Synchronisierungseinstellungen

Datei Informationen Kontoinformationen

Grundsätzliche Kontoeinstellungen aktualisieren wie Kontoname und Ordnersynchronisierungseinstellungen.
Da sei in Erinnerung gerufen, dass Office 365 die E-Maildaten primär in der Wolke hält und hier also bestimmt werden kann, ob und welche Elemente auf den lokalen Computer heruntergeladen, also synchronisiert werden.

2. Zugriffsrechte für Stellvertretung

Datei Informationen Kontoinformationen

Stellvertreterinnen und Stellvertreter sind Personen, die im betrieblichen Zusammenhang besondere Zugriffsrechte auf deine Post, Kalender oder weitere in Outlook verwalteten Elemente haben. Diese Zugriffs- und Aktionsrechte können in Outlook abgebildet werden und somit können diese Personen auch über das System ihre Rechte wahrnehmen und somit ihre angestammte Arbeit ausführen.
Dazu können das Lesen und Beantworten deiner Eingangspost gehören. Auch die Zusage für Termin-Einladungen oder gar das Versenden von Einladungen im Namen der zu vertretenden Person können dazugehören.
Was genau der Stellvertreter oder die Stellvertreterin sehen soll und welche Rechte sie hat, wird beim jeweiligen Ordner festgelegt. Dies erfolgt auf dem entsprechenden Ordner mit Rechtsklick unter dem Menü Berechtigungen.

3.

Datei Informationen Postfacheinstellungen


Die Grösse des Postfachs kann durch Leeren des Ordners Gelöschte Elemente und AutoArchivierung beeinflusst werden.

4. Startoptionen

Datei Optionen Allgemein

Sollen beim Start von Outlook vorherige Elemente wieder geöffnet werden? Je nach persönlicher Präferenz einstellen.

  1. Immer fragen, ob ich vorherige Elemente erneut öffnen möchte
  2. Vorherige Elemente nie erneut öffnen
  3. Vorherige Elemente immer erneut öffnen
Dies hängt von deiner bevorzugten Arbeitsweise ab. Also nutze die Möglichkeit der Wahl.

5. Unterhaltungen aufräumen

Datei Optionen E-Mail

Es kann ein spezieller Ordner definiert werden, in welchen aufgeräumte Elemente verschoben werden können.
Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

  1. Generell
    • Beim Aufräumen von Unterordnern die Ordnerhierarchie im Zielordner neu herstellen
  2. Folgende Nachrichten nicht verschieben:
    • Ungelesene Nachrichten,
    • Kategorisierte Nachrichten,
    • Gekennzeichnete Nachrichten,
    • Digital signierte Nachrichten,
    • Wenn eine Nachricht einer Antwort geändert wird, das Original nicht verschieben

6. Nachrichten speichern

Datei Optionen E-Mail

Auswählen, was gemacht werden soll, falls innert der vorgegebenen Zeit nicht gesendet wurde.

Setzen Entwürfe und Speichern

7. Sonstige

Datei Optionen E-Mail

8. Ergebnisse

Datei Optionen Suchen

  1. Nur Ergebnisse anzeigen aus:
    1. Aktuellem Ordner
    2. Aktuellem Ordner. Aus aktuellem Postfach, wenn aus dem Posteingang gesucht wird
    3. Aktuellem Postfach: ja
    4. Allen Postfächern
  2. Nachrichten aus dem Ordner gelöschte Elemente in allen Datendateien beim Durchsuchen aller Objekte berücksichtigen: nein
  3. Gesuchte Begriffe in den Ergebnissen farblich hervorheben
  4. Benachrichtigen, wenn Suchergebnisse möglicherweise eingeschränkt sind, weil die Suchindizierung noch nicht abgeschlossen ist: ja
  5. Relevanteste Suchergebnisse am Anfang anzeigen: aus

bewusst setzen

9. AutoArchivierung

Datei Optionen Erweitert

Verringere die Postfachgrösse, indem du alte Elemente löschen oder in eine Archivdatei verschieben lässt.
Einstellungen für AutoArchivierung:

  1. AutoArchivierung alle x Tage (default 14)
  2. AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen
  3. Bei der AutoArchivierung
    1. Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mails)
    2. Alte Elemente archivieren oder löschen
      1. Archivordner in Ordnerliste anzeigen
      2. Setzen der Standardeinstellungen für die AutoArchivierung, Frist und Ablageort oder Löschung
      3. Soll die Regel auf alle Ordner angewandt werden oder nicht
Nur empfohlen nach sorgfältigen Tests. Sonst ohne AutoArchivierung starten.

10. Senden und Empfangen

Datei Optionen Erweitert

Lege die Übermittlungseinstellungen für ein- und ausgehende Elemente fest.
Empfohlen wird auch, dass bei bestehender Internet-Verbindung sofort gesendet wird.

11. Sonstige

Datei Optionen Erweitert

  1. Schnellklick-Kategorie festlegen: leer lassen
  2. Zur Bestätigung auffordern, bevor Elemente endgültig gelöscht werden: ja
  3. Die Analyse gesendeter Mails zulassen, um Personen, mit denen du häufig korrespondierst, sowie Themen, über die du häufig diskutierst, zu identifizieren und diese Informationen und diese Informationen auf den SharePointserver hochladen: nein
  4. Protokollierung der Problembehandlung aktivieren (erfordert Neustart von Outlook): nein
  5. Gruppenzeitpläne aus einer früheren Version von Microsoft Outlook migrieren: leer lassen
  6. Animationen beim Erweitern von Unterhaltungen und Gruppen verwenden: nein
  7. An OneNote senden mit OneNote für Windows 10 verwenden, falls verfügbar: nein
  8. Für Administratoren bestimmte Vorfallsbenachrichtigungen deaktivieren: ja

12. Tools - Postfach Bereinigung

Datei Informationen Tools

Im Laufe der Zeit kann sich so einiges ansammeln im einem Postfach. Deshalb bietet Outlook hier ein paar einfache Tools, um die Übersicht zu behalten und um aufzuräumen.

  1. Postfachgrösse anzeigen
    Erstellt eine Übersicht über das gesamte Postfach und alle Ordner im Einzelnen
  2. Suchen nach Elementen, die entweder grösser sind als x Kilobytes oder die älter sind als x Tage
  3. AutoArchivierung schiebt alte Elemente in eine Archivdatei
  4. Leeren des Ordners gelöschte Elemente schafft Platz
  5. Beheben von möglichen Synchronisationskonflikten

13. Anzeige der Elemente in Menü

Ordner Eigenschaften Allgemein

Einstellung, ob die Anzahl Elemente oder nur ungelesene Elemente angezeigt werden sollen.

15. Auswahloptionen

Ordner Eigenschaften AutoArchivierung

Einstellen, welche Archivierungsregeln bei diesem Ordner greifen sollen.
(Vorausgesetzt ist, dass Standardarchivierungseinstellungen definiert wurden)
Auswahl je Ordner festlegen:

  1. Elemente dieses Ordners nicht archivieren
  2. Standardarchivierungseinstellungen verwenden (default gesetzt)
  3. Für diesen Ordner spezielle Archivierungseinstellungen definieren

16. Eigene Einstellungen

Ordner Eigenschaften AutoArchivierung

Sollen für diesen Ordner spezielle Archivierungseinstellungen definiert werden, so können folgende Optionen gelten:

  1. Elemente löschen, wenn älter als x Monate
  2. Elemente löschen, wenn grösser als x Tage, Wochen oder Monate
Für beide Optionen stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
  1. Alte Elemente in Standardarchivordner verschieben
  2. Alte Elemente verschieben nach selbst ausgewähltem Ordner
  3. Alte Elemente endgültig löschen

17. Spezifische Berechtigungsstufen

Ordner Eigenschaften Berechtigungen

Darüber hinaus können Berechtigungsstufen um spezifische Rechte ergänzt werden:

  1. Lesen
  2. Schreiben
  3. Elemente löschen
  4. Sonstiges wie Besitz und Sichtbarkeit des Ordners

18. Filterung der Offlinekopie

Ordner Eigenschaften Synchronisierung

Es können Kriterien festgelegt werden, welche Elemente im betreffenden Ordner für die Offlinekopie gefiltert werden soll.

19. Statistik zu diesem Ordner

Ordner Eigenschaften Synchronisierung

Hier kann das Resultat der Filterung eingesehen werden:

  1. Letztes Synchronisierungdatum
  2. Anzahl Elemente, die der Serverordner enthält
  3. Anzahl Elemente, die der Offlineordner enthält

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