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Einer der meist nachgefragten Services ist das Thema ´Wie muss man Outlook am besten einrichten und wie kann man den besten Nutzen daraus ziehen?´. Diese Applikation beantwortet viele Fragen und ist ein hilfreicher Agent zum besseren Verständnis.

Suchresultat für 'Kalender'

1. Zugriffsrechte für Stellvertretung

Datei Informationen Kontoinformationen

Stellvertreterinnen und Stellvertreter sind Personen, die im betrieblichen Zusammenhang besondere Zugriffsrechte auf deine Post, Kalender oder weitere in Outlook verwalteten Elemente haben. Diese Zugriffs- und Aktionsrechte können in Outlook abgebildet werden und somit können diese Personen auch über das System ihre Rechte wahrnehmen und somit ihre angestammte Arbeit ausführen.
Dazu können das Lesen und Beantworten deiner Eingangspost gehören. Auch die Zusage für Termin-Einladungen oder gar das Versenden von Einladungen im Namen der zu vertretenden Person können dazugehören.
Was genau der Stellvertreter oder die Stellvertreterin sehen soll und welche Rechte sie hat, wird beim jeweiligen Ordner festgelegt. Dies erfolgt auf dem entsprechenden Ordner mit Rechtsklick unter dem Menü Berechtigungen.

2. Importieren eines fremden Kalenders.

Datei Öffnen und Exportieren Kalender öffnen

Es werden die international festgelegten iCalendar-Formate *.ics und vCalendar-Formate *.vcs unterstützt.
Dabei handelt es sich um einen einmaligen Import, der nach dem Importieren nicht weiter aktualisiert gehalten wird.

3. iCalendar-Format *.ics (Wikipedia)

Datei Öffnen und Exportieren Kalender öffnen

Die Abkürzung iCal ist die Dateinamenserweiterung für iCalendar-Dateien unter macOS und wurde früher für das Anwendungsprogramm Kalender von diesem Betriebssystem verwendet.
ics ist die entsprechende Dateinamenserweiterung für andere Betriebssysteme.

4. vCalendar-Format *.vcs (Wikipedia)

Datei Öffnen und Exportieren Kalender öffnen

vCalendar ist ein Industriestandard zum Austausch von Kalenderdaten und Termininformationen. Softwarepakete auf den unterschiedlichsten Computern, sei es ein PC, ein Laptop, das Mobile Phone oder ein PDA (z.B. iPad), nutzen alle das gleiche Datenformat für Kalenderdaten.
vCalendar wurde von iCalendar abgelöst. Die Dateiendung von vCalendar-Dateien lautet .vcs.
vCalendar spezifiziert lediglich das Format der Daten, ohne eine bestimmte Methode der Datenübermittlung vorauszusetzen. Der Datenaustausch kann beispielsweise über Dateien, per E-Mail oder drahtlos über eine Infrarot-Schnittstelle oder Bluetooth erfolgen.

5. Arbeitszeit

Datei Optionen Kalender

Ändere die Einstellungen für Kalender, Besprechungen, Arbeit mit Kalenderwoche und Zeitzonen.

persönliche Präferenz

6.

Datei Optionen Kalender

Bild: Einstellungen zur Arbeitszeit

Diese Angaben dienen der automatischen Suche nach freien Zeitblöcken und auch zur optimalen Darstellung im Kalender.
Gemäss ISO-Norm gilt seit 1975 Montag als Wochenbeginn. Kalenderwoche Nummer 1 ist die erste 4-Tage-Woche.

persönliche Präferenz

7. Kalenderoptionen

Datei Optionen Kalender

*) Die Empfehlung führt dazu, dass ein einstündiger Termin eigentlich nur für 50 Minuten gebucht wird und so, immerhin dem Kalender folgend, noch 10 Minuten Pause bis zum potentiell nächsten Termin blieben.

persönliche Präferenz

8. Anzeigeoptionen

Datei Optionen Kalender

Siehe auch unter Zeitzonen für weitere Kalender.

persönliche Präferenz

9. Zeitzonen

Datei Optionen Kalender

  1. Wahl und Bezeichnung deiner Zeitzone (z.B. ( UTC+01:00 ) Amsterdam, Berlin, Bern, Rom, Stockholm, Wien für die Schweiz)
  2. Dasselbe für eine zweite und dritte Zeitzone.
    Dies führt zur Möglichkeit, dass diese Zeitzonen auf der selben Darstellung des Kalenders angezeigt werden können, was wiederum für die internationale Zusammenarbeit sehr wertvoll sein kann
  3. Vornahme eines Zeitzonen Wechsels, z.B. für die Planung von interkontinentalen Flügen

10.

Datei Optionen Kalender

Bild: Beispiel mit zwei Zeitzonen (London und Basel)

Unterschiedliche Zeitzonen können in der Kalenderansicht gleichzeitig angezeigt werden.

11. Änderung der Anzeige von Zeitzonen

Datei Optionen Kalender
Bild: Einstiegspunkt zur Änderung der Zeitzonen-Einstellungen

Durch Betätigung des rechten Mausklicks an der angezeigten Stelle, erscheint das Auswahlmenü Zeitzone ändern.
Dort bietet sich die Möglichkeit, eine zweite oder gar dritte Zeitzone zu definieren.
Wenn bereits mehrere Zeitzonen definiert sind, so bietet Outlook an, zwischen diesen Zeitzonen zu wechseln. Achtung: in der Anzeige erscheinen dann alle Termine entsprechend der gewählten Zeitzone. Dies kann besonders bei der Planung von interkontinentalen Flügen hilfreich sein.
Je nach Einstellung deines Smartphones, nimmt das Smartphon bei interkontinentalen Reisen die Zeitzone, in der du dich gerade befindest, als Standardzeit an und zeigt dir deine korrekt gebuchten Termine ebenfalls korrekt in der lokalen Uhrzeit an.

12. Terminplanungs-Assistent

Datei Optionen Kalender

  1. Kalenderdetails in QuickInfos anzeigen
  2. Kalenderdetails im Zeitplanungsraster anzeigen

13. Automatisches Annehmen und Ablehnen

Datei Optionen Kalender

Besprechungsanfragen automatisch annehmen oder ablehnen, wobei unterschieden wird:

alle nein

14. Wetter

Datei Optionen Kalender

Bild: Wetter im Kalender anzeigen

Die Wetterinformationen können wahlweise im Kalender angezeigt werden.

  • Wetter im Kalender anzeigen
    • Grad Celsius (°C)
    • Grad Fahrenheit (°F)

15. Besprechungserkenntnisse

Datei Optionen Kalender

Sollen Besprechungserkenntnisse angezeigt werden?

16. Starten von Outlook

Datei Optionen Erweitert

Über ein Suchfenster kann einer der Ordner von Outlook ausgesucht werden, in welchem zukünftig Outlook starten soll.
Theoretisch sind alle Ordner zur Auswahl möglich. Ich empfehle den Fokus auf einer der folgenden Optionen:

  1. Ungelesene E-Mail
    Es handelt sich um einen Suchordner, der alle ungelesenen E-Mails aus allen Postfächern anzeigt.
  2. Posteingang
    Aktueller Posteingang
  3. Outlook heute
    Eine Art Desktop, welcher Kalender, Aufgaben, Nachrichten und Personen zeigt.

Ungelesene E-Mail

17. Navigation in der online Dokumentation

Zum Schluss Aufbau
Bild: Navigationsleiste DDforU

Die Navigation ist weitgehend selbsterklärend. Folglich sind die Möglichkeiten intuitiv sichtbar.
Dennoch erkläre ich am Beispiel des zentralen Navigationsbalkens für die Settings von E-Mail was gemeint ist.
Auf der linken Seite wird der Bread-crumb zum Einstieg zur den Settings von E-Mail gezeigt.
Auf der rechten Seite werden die Navigationssymbole nach rechts und nach links eingeblendet. In unserem Fall also zurück nach Allgemein oder vorwärts zu Kalender.
Je nach Element, was beschrieben wird, ist in der Mitte noch ein Symbolbild sichtbar, in unserem Fall das Couvert für E-Mail.
Darunter werden alle unter diesem Titel entsprechenden Anleitungen dargestellt.
Das Online-Handbuch ist weitgehend auf jedem Computer lesbar. Das Programm passt sich den vorliegenden Begebenheiten, insbesondere der Grösse und der Auflösung des Bildschirms an. Dadurch können leicht abweichende Darstellungsformen entstehen. Inhaltlich sind aber keine Einschränkungen zu erwarten.

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