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Einer der meist nachgefragten Services ist das Thema ´Wie muss man Outlook am besten einrichten und wie kann man den besten Nutzen daraus ziehen?´. Diese Applikation beantwortet viele Fragen und ist ein hilfreicher Agent zum besseren Verständnis.

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Suchresultat für 'Ordner'

1. Zugriffsrechte für Stellvertretung

Datei Informationen Kontoinformationen

Stellvertreterinnen und Stellvertreter sind Personen, die im betrieblichen Zusammenhang besondere Zugriffsrechte auf deine Post, Kalender oder weitere in Outlook verwalteten Elemente haben. Diese Zugriffs- und Aktionsrechte können in Outlook abgebildet werden und somit können diese Personen auch über das System ihre Rechte wahrnehmen und somit ihre angestammte Arbeit ausführen.
Dazu können das Lesen und Beantworten deiner Eingangspost gehören. Auch die Zusage für Termin-Einladungen oder gar das Versenden von Einladungen im Namen der zu vertretenden Person können dazugehören.
Was genau der Stellvertreter oder die Stellvertreterin sehen soll und welche Rechte sie hat, wird beim jeweiligen Ordner festgelegt. Dies erfolgt auf dem entsprechenden Ordner mit Rechtsklick unter dem Menü Berechtigungen.

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2. Einbinden Ordner

Datei Öffnen und Exportieren Ordner eines anderen Benutzers

Falls Mitarbeiter der gleichen Organisation Ordner freigegeben haben, können diese hier eingebunden werden.

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3. Berechtigung

Datei Öffnen und Exportieren Ordner eines anderen Benutzers

Entsprechend den zugewiesenen Rechten können Daten verändert, angesehen oder im Fall von Kalenderzugriffen auf frei oder besetzt gesehen werden.

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4. Berechtigungen erteilen

Datei Öffnen und Exportieren Ordner eines anderen Benutzers

Um Berechtigungen erteilen zu können, gehe man auf den entsprechenden Ordner und drücke die rechte Maustaste, um die Ordner Eigenschaften zu erteilen.

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5. Unterhaltungen aufräumen

Datei Optionen E-Mail

Es kann ein spezieller Ordner definiert werden, in welchen aufgeräumte Elemente verschoben werden können.
Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:

1. Generell
   • Beim Aufräumen von Unterordnern die Ordnerhierarchie im Zielordner neu herstellen
2. Folgende Nachrichten nicht verschieben:
   • Ungelesene Nachrichten,
   • Kategorisierte Nachrichten,
   • Gekennzeichnete Nachrichten,
   • Digital signierte Nachrichten,
   • Wenn eine Nachricht einer Antwort geändert wird, das Original nicht verschieben

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6. Nachrichten speichern

Datei Optionen E-Mail

Auswählen, was gemacht werden soll, falls innert der vorgegebenen Zeit nicht gesendet wurde.

• Elemente, die nicht innerhalb der eingegebenen Anzahl von Minuten gesendet wurden, automatisch speichern
  z.B. nach 3 Minuten in Entwürfe speichern.

• Beim Antworten auf Nachrichten, die sich nicht im Posteingang befinden, die Antworten im selben Ordner speichern
• Weitergeleitete Nachrichten speichern
• Nachrichtenkopien im Ordner gesendete Elemente speichern
• Unicode-Format verwenden

Setzen Entwürfe und Speichern

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7. Sonstige

Datei Optionen E-Mail

• Schaltfläche für Einfügeoptionen anzeigen , wenn Inhalt in eine Nachricht eingefügt wird
• Links Nächste und Vorherige in Nachrichtenkopfzeilen beim Lesen von Nachrichten anzeigen

• Unterhaltungen nicht automatisch erweitern, wenn Nachrichten mithilfe der Tastatur geändert werden

• Nach dem Verschieben oder Löschen eines geöffneten Elements:
• Vorheriges Element öffnen
• Nächstes Element öffnen
• Zurück zum aktuellen Ordner

• Gekennzeichnete Elemente in der Nachrichtenliste hervorheben

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8. Ergebnisse

Datei Optionen Suchen

1. Nur Ergebnisse anzeigen aus:
   1. Aktuellem Ordner
   2. Aktuellem Ordner. Aus aktuellem Postfach, wenn aus dem Posteingang gesucht wird
   3. Aktuellem Postfach: ja
   4. Allen Postfächern
2. Nachrichten aus dem Ordner gelöschte Elemente in allen Datendateien beim Durchsuchen aller Objekte berücksichtigen: nein
3. Gesuchte Begriffe in den Ergebnissen farblich hervorheben
4. Benachrichtigen, wenn Suchergebnisse möglicherweise eingeschränkt sind, weil die Suchindizierung noch nicht abgeschlossen ist: ja
5. Relevanteste Suchergebnisse am Anfang anzeigen: aus

bewusst setzen

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9. Starten von Outlook

Datei Optionen Erweitert

Über ein Suchfenster kann einer der Ordner von Outlook ausgesucht werden, in welchem zukünftig Outlook starten soll.
Theoretisch sind alle Ordner zur Auswahl möglich. Ich empfehle den Fokus auf einer der folgenden Optionen:

1. Ungelesene E-Mail
   Es handelt sich um einen Suchordner, der alle ungelesenen E-Mails aus allen Postfächern anzeigt.
2. Posteingang
   Aktueller Posteingang
3. Outlook heute
   Eine Art Desktop, welcher Kalender, Aufgaben, Nachrichten und Personen zeigt.

Ungelesene E-Mail

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10. AutoArchivierung

Datei Optionen Erweitert

Verringere die Postfachgrösse, indem du alte Elemente löschen oder in eine Archivdatei verschieben lässt.
Einstellungen für AutoArchivierung:

1. AutoArchivierung alle x Tage (default 14)
2. AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen
3. Bei der AutoArchivierung
   1. Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mails)
   2. Alte Elemente archivieren oder löschen
      1. Archivordner in Ordnerliste anzeigen
      2. Setzen der Standardeinstellungen für die AutoArchivierung, Frist und Ablageort oder Löschung
      3. Soll die Regel auf alle Ordner angewandt werden oder nicht

Nur empfohlen nach sorgfältigen Tests. Sonst ohne AutoArchivierung starten.

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11. Tools - Postfach Bereinigung

Datei Informationen Tools

Im Laufe der Zeit kann sich so einiges ansammeln im einem Postfach. Deshalb bietet Outlook hier ein paar einfache Tools, um die Übersicht zu behalten und um aufzuräumen.

1. Postfachgrösse anzeigen
   Erstellt eine Übersicht über das gesamte Postfach und alle Ordner im Einzelnen
2. Suchen nach Elementen, die entweder grösser sind als x Kilobytes oder die älter sind als x Tage
3. AutoArchivierung schiebt alte Elemente in eine Archivdatei
4. Leeren des Ordners gelöschte Elemente schafft Platz
5. Beheben von möglichen Synchronisationskonflikten

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13. Auswahloptionen

Ordner Eigenschaften AutoArchivierung

Einstellen, welche Archivierungsregeln bei diesem Ordner greifen sollen.
(Vorausgesetzt ist, dass Standardarchivierungseinstellungen definiert wurden)
Auswahl je Ordner festlegen:

1. Elemente dieses Ordners nicht archivieren
2. Standardarchivierungseinstellungen verwenden (default gesetzt)
3. Für diesen Ordner spezielle Archivierungseinstellungen definieren

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14. Eigene Einstellungen

Ordner Eigenschaften AutoArchivierung

Sollen für diesen Ordner spezielle Archivierungseinstellungen definiert werden, so können folgende Optionen gelten:

1. Elemente löschen, wenn älter als x Monate
2. Elemente löschen, wenn grösser als x Tage, Wochen oder Monate

Für beide Optionen stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Alte Elemente in Standardarchivordner verschieben
2. Alte Elemente verschieben nach selbst ausgewähltem Ordner
3. Alte Elemente endgültig löschen

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15. Berechtigungen

Ordner Eigenschaften Berechtigungen

Festlegen von ordnerspezifischen Berechtigungen für z.B. Stellvertretungen.
Es können Personengruppen oder einzelne Personen mit Berechtigungen für einen Ordner (Element) definiert werden.

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16. Filterung der Offlinekopie

Ordner Eigenschaften Synchronisierung

Es können Kriterien festgelegt werden, welche Elemente im betreffenden Ordner für die Offlinekopie gefiltert werden soll.

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17. Statistik zu diesem Ordner

Ordner Eigenschaften Synchronisierung

Hier kann das Resultat der Filterung eingesehen werden:

1. Letztes Synchronisierungdatum
2. Anzahl Elemente, die der Serverordner enthält
3. Anzahl Elemente, die der Offlineordner enthält

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