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Einer der meist nachgefragten Services ist das Thema ´Wie muss man Outlook am besten einrichten und wie kann man den besten Nutzen daraus ziehen?´. Diese Applikation beantwortet viele Fragen und ist ein hilfreicher Agent zum besseren Verständnis.

Suchresultat für 'Person' (Personen)

2. Zugriffsrechte für Stellvertretung

Datei Informationen Kontoinformationen

Stellvertreterinnen und Stellvertreter sind Personen, die im betrieblichen Zusammenhang besondere Zugriffsrechte auf deine Post, Kalender oder weitere in Outlook verwalteten Elemente haben. Diese Zugriffs- und Aktionsrechte können in Outlook abgebildet werden und somit können diese Personen auch über das System ihre Rechte wahrnehmen und somit ihre angestammte Arbeit ausführen.
Dazu können das Lesen und Beantworten deiner Eingangspost gehören. Auch die Zusage für Termin-Einladungen oder gar das Versenden von Einladungen im Namen der zu vertretenden Person können dazugehören.
Was genau der Stellvertreter oder die Stellvertreterin sehen soll und welche Rechte sie hat, wird beim jeweiligen Ordner festgelegt. Dies erfolgt auf dem entsprechenden Ordner mit Rechtsklick unter dem Menü Berechtigungen.

3. Zugriffsrechte für Stellvertretung

Datei Informationen Kontoinformationen

Stellvertreterinnen und Stellvertreter sind Personen, die im betrieblichen Zusammenhang besondere Zugriffsrechte auf deine Post, Kalender oder weitere in Outlook verwalteten Elemente haben. Diese Zugriffs- und Aktionsrechte können in Outlook abgebildet werden und somit können diese Personen auch über das System ihre Rechte wahrnehmen und somit ihre angestammte Arbeit ausführen.
Dazu können das Lesen und Beantworten deiner Eingangspost gehören. Auch die Zusage für Termin-Einladungen oder gar das Versenden von Einladungen im Namen der zu vertretenden Person können dazugehören.
Was genau der Stellvertreter oder die Stellvertreterin sehen soll und welche Rechte sie hat, wird beim jeweiligen Ordner festgelegt. Dies erfolgt auf dem entsprechenden Ordner mit Rechtsklick unter dem Menü Berechtigungen.

4. Profil ändern

Datei Informationen Kontoinformationen

Zuerst sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass zwischen Outlook und dem Windows Betriebssystem ein E-Mail-Profil dazwischenliegt. In der Regel bleibt das unauffällig. Man kann aber weitere Profile definieren und kann somit zwischen den unterschiedlichen Profilen hin- und herschalten und dann das normale Outlook zu starten.
Dabei handelt es sich um eine historisches Überbleibsel aus den Zeiten, wo sich mehrere Personen einen Computer geteilt haben. So kann jede Person seine eigene Privatsphäre für das Mail bewahren. Auch diese Funktion ist vermutlich der Rückwärtskompatibilität bei Microsoft geschuldet.

5. Profil ändern

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Zuerst sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass zwischen Outlook und dem Windows Betriebssystem ein E-Mail-Profil dazwischenliegt. In der Regel bleibt das unauffällig. Man kann aber weitere Profile definieren und kann somit zwischen den unterschiedlichen Profilen hin- und herschalten und dann das normale Outlook zu starten.
Dabei handelt es sich um eine historisches Überbleibsel aus den Zeiten, wo sich mehrere Personen einen Computer geteilt haben. So kann jede Person seine eigene Privatsphäre für das Mail bewahren. Auch diese Funktion ist vermutlich der Rückwärtskompatibilität bei Microsoft geschuldet.

6. Automatische Antworten (OOO)

Datei Informationen Automatische Antworten

OOO steht für Out Of Office.
Diese Funktion wird in der Regel für die Dauer von Ferienabwesenheit oder geschäftliche Abwesenheit verwendet. Es kann eine automatische Antwort für alle eingehenden @Mails generell, oder für einen vorgegebenen Zeitraum generiert werden.
Dabei können unterschiedliche OOO-@Mails für Personen, welche innerhalb oder ausserhalb der eigenen Organisation stehen, formuliert werden.
Gut zu wissen, dass die OOO-@Mail höchstens einmal pro Abwesenheit versandt wird.

7. Namen und Ablage

Datei Optionen Personen

Ändern der Arbeitsweise mit den Kontakten.
Auswahl für Namensreihenfolge

  1. Vorname (Vorname 2) Nachname
  2. Nachname Vorname
  3. Vorname Nachname 1 Nachname 2
Ablagereihenfolge (Speichern unter)
  1. Nachname, Vorname
  2. Vorname Nachname
  3. Firma
  4. Nachname, Vorname, (Firma)
  5. Firma, (Nachname, Vorname)

situativ

8. Kontaktregister

Datei Optionen Personen

Zeigt ein zweites Register in der gewählten Sprache an. Zur Auswahl stehen:
  1. Arabisch
  2. Griechisch
  3. Kyrillisch
  4. Lateinisch
  5. Thai
  6. Vietnamesisch

9. Automatischer Alternativtext

Datei Optionen Barrierefreiheit

Automatischer Alternativtext generiert Beschreibungen von Bildern, um sie für Personen zugänglich zu machen, die Bildschirmsprachausgaben verwenden. Aktiviere automatischen Alternativtext.

10. Starten von Outlook

Datei Optionen Erweitert

Über ein Suchfenster kann einer der Ordner von Outlook ausgesucht werden, in welchem zukünftig Outlook starten soll.
Theoretisch sind alle Ordner zur Auswahl möglich. Ich empfehle den Fokus auf einer der folgenden Optionen:

  1. Ungelesene E-Mail
    Es handelt sich um einen Suchordner, der alle ungelesenen E-Mails aus allen Postfächern anzeigt.
  2. Posteingang
    Aktueller Posteingang
  3. Outlook heute
    Eine Art Desktop, welcher Kalender, Aufgaben, Nachrichten und Personen zeigt.

Ungelesene E-Mail

11. Sonstige

Datei Optionen Erweitert

  1. Schnellklick-Kategorie festlegen: leer lassen
  2. Zur Bestätigung auffordern, bevor Elemente endgültig gelöscht werden: ja
  3. Die Analyse gesendeter Mails zulassen, um Personen, mit denen du häufig korrespondierst, sowie Themen, über die du häufig diskutierst, zu identifizieren und diese Informationen und diese Informationen auf den SharePointserver hochladen: nein
  4. Protokollierung der Problembehandlung aktivieren (erfordert Neustart von Outlook): nein
  5. Gruppenzeitpläne aus einer früheren Version von Microsoft Outlook migrieren: leer lassen
  6. Animationen beim Erweitern von Unterhaltungen und Gruppen verwenden: nein
  7. An OneNote senden mit OneNote für Windows 10 verwenden, falls verfügbar: nein
  8. Für Administratoren bestimmte Vorfallsbenachrichtigungen deaktivieren: ja

12. Berechtigungen

Ordner Eigenschaften Berechtigungen

Festlegen von ordnerspezifischen Berechtigungen für z.B. Stellvertretungen.
Es können Personengruppen oder einzelne Personen mit Berechtigungen für einen Ordner (Element) definiert werden.

13. Berechtigungen

Definitionen A-Z

Outlook gibt dir Zugang zu deinen E-Mails. Um dies zu tun, benötigt Outlook Kenntnis über deine E-Mail-Identität. Daher ist das Einrichten deines E-Mail-Kontos genau so wichtig, wie vergleichsweise im analogen Leben, wo ja auch nur eine wohldefinierte Anzahl von Personen den Schlüssel zu deiner Wohnung haben oder wissen, wo dieser versteckt ist.
Outlook will also wissen, wer alles Zugang zu deinem Postfach hat und welche Rechte er oder sie dabei haben. Dazu wurden in Outlook verschiedene Berechtigungsstufen definiert. Dadurch unterscheidet sich dies im Falle des Wohnungsschlüssels, wo letzterer ja die Wohnung einfach öffnet, ohne sich um vereinbarte Rechte zu kümmern.

14. Checklisten

Start Einleitung

Um die Vielfalt an Einstellungen verständlich zu erklären, bietet dieses Handbuch mehrere Ansätze an:

  1. nur Topics mit dringenden Empfehlungen zeigen
  2. Checklisten für schnelles Setup
  3. Suchwort-Wolke
  4. Definitionen
Beim ersten Teil werden nur noch die Abschnitte angezeigt, welche wichtige Einstellungen enthalten. Damit wird die Anleitung auf das Nötigste reduziert. Die Struktur orientiert sich aber nach wie vor an der Struktur von Outlook.

Der zweite Ansatz geht einen anderen Weg. Hier werden Checklisten für den schnellen Setup der Outlook-Umgebung für folgende Adressaten angeboten:
  1. Einzelanwender, 1 User
  2. Privatanwender und Familien, in der Regel Einzelpersonen, 1-5 User
  3. Familien, Vereine, KMU bis zu 50 Personen
Die Komplexität von grösseren Usergemeinschaften auf eine simple 1-2-3-Checkliste herunterzubrechen, halte ich für unsinnig. In diesen Fällen ist es angebracht, ein spezifisches Projekt aufzusetzen.

1-2-3-Checkliste

15. Geht das?

Angewandte Fälle Können mehrere Personen die Eingangspost lesen?

Grundsätzlich JA

16. Können die Zugriffsrechte differenziert zugewiesen

Angewandte Fälle Können mehrere Personen die Eingangspost lesen?

JA, differenzierte Zugriffsrechte vergeben.
Es wird sogar dringend empfohlen, von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen. Es kann zwischen einer Liste von vordefinierten Berechtigungsstufen (Rollen) ausgewählt werden:

  1. Besitzer
  2. Veröffentlichender Bearbeiter
  3. Bearbeiter
  4. Veröffentlichender Autor
  5. Nicht bearbeitender Autor
  6. Prüfer
  7. Mitwirkender
  8. keine

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