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Einer der meist nachgefragten Services ist das Thema ´Wie muss man Outlook am besten einrichten und wie kann man den besten Nutzen daraus ziehen?´. Diese Applikation beantwortet viele Fragen und ist ein hilfreicher Agent zum besseren Verständnis.

Suchresultat für 'Regel'

1. Kontoeinstellungen

Datei Informationen Kontoinformationen

Konten hinzufügen, Einstellungen verändern oder entfernen.
Diese Untermenüs sehen auf den ersten Anblick komplexer aus, als sie wirklich sind. Diese Liste ist u.a. so umfangreich, weil Microsoft eine verhältnismässig hohe Rückwärtskompatibilität zu Vorgängerversionen von Outlook gewährleistet. In der Regel genügen die Einstellungen des ersten Punktes.
Hinweis: MS Exchange ist mehr als nur ein E-Mail-Angebot. Microsoft hat gleich von Anfang an die mit dem Mail eng verbundenen Büro-Systeme verbunden. MS Exchange ist ein integriertes System und bietet folgende Funktionalitäten (Auszug):

2. Adressbuch herunterladen

Datei Informationen Kontoinformationen

Eine Kopie des globalen Adressbuches herunterladen, um bei allfälligen Reisen dieses auch offline verfügbar zu haben.
Dies macht für Nutzer einer Einzel-Lizenz in der Regel wenig Sinn.

3. Profil ändern

Datei Informationen Kontoinformationen

Zuerst sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass zwischen Outlook und dem Windows Betriebssystem ein E-Mail-Profil dazwischenliegt. In der Regel bleibt das unauffällig. Man kann aber weitere Profile definieren und kann somit zwischen den unterschiedlichen Profilen hin- und herschalten und dann das normale Outlook zu starten.
Dabei handelt es sich um eine historisches Überbleibsel aus den Zeiten, wo sich mehrere Personen einen Computer geteilt haben. So kann jede Person seine eigene Privatsphäre für das Mail bewahren. Auch diese Funktion ist vermutlich der Rückwärtskompatibilität bei Microsoft geschuldet.

4. Automatische Antworten (OOO)

Datei Informationen Automatische Antworten

OOO steht für Out Of Office.
Diese Funktion wird in der Regel für die Dauer von Ferienabwesenheit oder geschäftliche Abwesenheit verwendet. Es kann eine automatische Antwort für alle eingehenden @Mails generell, oder für einen vorgegebenen Zeitraum generiert werden.
Dabei können unterschiedliche OOO-@Mails für Personen, welche innerhalb oder ausserhalb der eigenen Organisation stehen, formuliert werden.
Gut zu wissen, dass die OOO-@Mail höchstens einmal pro Abwesenheit versandt wird.

5. AutoArchivierung

Datei Optionen Erweitert

Verringere die Postfachgrösse, indem du alte Elemente löschen oder in eine Archivdatei verschieben lässt.
Einstellungen für AutoArchivierung:

  1. AutoArchivierung alle x Tage (default 14)
  2. AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen
  3. Bei der AutoArchivierung
    1. Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mails)
    2. Alte Elemente archivieren oder löschen
      1. Archivordner in Ordnerliste anzeigen
      2. Setzen der Standardeinstellungen für die AutoArchivierung, Frist und Ablageort oder Löschung
      3. Soll die Regel auf alle Ordner angewandt werden oder nicht
Nur empfohlen nach sorgfältigen Tests. Sonst ohne AutoArchivierung starten.

6. Wichtigkeit

Zum Schluss Aufbau

Da in der Regel keine überflüssige Zeit zum Studium von Handbüchern vorhanden ist, bietet dieses Online-Handbuch die Möglichkeit der Filterung nach Wichtigkeit.
Bei eingeschaltetem Filter werden nur die Schritte angezeigt, welche eine dringende Empfehlung enthalten. Dies ermöglicht ein schnelles Einrichten.
Dennoch empfehle ich in jedem Fall, sich einmal einige ruhige Minuten zu verschaffen, um durch das volle Set an Möglichkeiten durchzugehen. Manch erfahrener Nutzer von Outlook könnte noch staunen, was so im Lauf der Zeit alles noch Nützliches eingebaut wurde.

Wichtig!

8. Wer arbeitet mit Outlook?

Start Einleitung

Die E-Mail-Software Outlook von Microsoft® wird in unterschiedlichster Kundschaft angewendet.
Hier ein paar Beispiele:


Es ist also ein und dasselbe Stück Software, welches die Anforderungen von Einzelpersonen bis zu Personengruppen in Konzerngrösse erfüllen muss und kann. Daraus lässt sich mit wenig Fantasie ableiten, dass das zweckmässige Einrichten der Software ebenso vielseitig sein muss.
Der Einfachheit halber richtet sich diese Online-Dokumentation an die ersten vier Gruppen. Behörden und Industrie gelten wegen ihrer Vielfalt und auch aus regulatorischen Bedingungen nicht als Zielgruppe.

9. Checklisten

Start Einleitung

Um die Vielfalt an Einstellungen verständlich zu erklären, bietet dieses Handbuch mehrere Ansätze an:

  1. nur Topics mit dringenden Empfehlungen zeigen
  2. Checklisten für schnelles Setup
  3. Suchwort-Wolke
  4. Definitionen
Beim ersten Teil werden nur noch die Abschnitte angezeigt, welche wichtige Einstellungen enthalten. Damit wird die Anleitung auf das Nötigste reduziert. Die Struktur orientiert sich aber nach wie vor an der Struktur von Outlook.

Der zweite Ansatz geht einen anderen Weg. Hier werden Checklisten für den schnellen Setup der Outlook-Umgebung für folgende Adressaten angeboten:
  1. Einzelanwender, 1 User
  2. Privatanwender und Familien, in der Regel Einzelpersonen, 1-5 User
  3. Familien, Vereine, KMU bis zu 50 Personen
Die Komplexität von grösseren Usergemeinschaften auf eine simple 1-2-3-Checkliste herunterzubrechen, halte ich für unsinnig. In diesen Fällen ist es angebracht, ein spezifisches Projekt aufzusetzen.

1-2-3-Checkliste

10. Mail-Domäne @

Start Einleitung

Bei einer Domäne handelt es sich um den Mail-Adressbereich hinter dem @-Zeichen.
Beispiele:

40.4 Tsd. Hits

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